Workflows

Workflows automatisieren Aktionen über Anrufe, Kontakte und Integrationen hinweg. Wähle einen Trigger und verbinde anschließend die benötigten Aktions- und Bedingungsblöcke.

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Workflow erstellen

1. Gehe zu Workflows → Workflow erstellen. Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
2. Wähle und konfiguriere einen Trigger.
3. Füge über + auf der Zeichenfläche Blöcke hinzu. Wähle jeden Block aus, um ihn im Seitenpanel zu konfigurieren.
4. Klicke auf Veröffentlichen. Teste die veröffentlichte Version über Durchläufe → Manuell ausführen und prüfe die Ausführungsdetails. Wähle bei Anruf beendet einen abgeschlossenen Anruf, bei Kontakt-Triggern einen Kontakt. Manuelle Ausführungen führen echte Aktionen aus.
5. Schalte Aktiviert ein, um automatische Ausführungen zu starten. Lasse den Workflow beim Einrichten und Testen deaktiviert.

Änderungen werden als Entwurf gespeichert. Veröffentliche erneut, um sie für neue Ausführungen zu verwenden. Unter Versionsverlauf siehst du frühere Versionen; Entwurf verwerfen entfernt unveröffentlichte Änderungen. Öffne unter Durchläufe eine Ausführung, um die einzelnen Blöcke, Ergebnisse und Fehler zu prüfen.

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Trigger

Jeder Workflow beginnt mit einem Trigger. Wähle ihn beim Erstellen aus und konfiguriere ihn im Seitenpanel.

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Anruf beendet

Wähle den Agenten und die Anrufstatus, die den Workflow starten sollen. Der Trigger Anruf beendet verwendet die ausgewählten Anrufstatus als ODER-Filter. Ein beendeter Anruf startet den Workflow einmal, wenn er einem der ausgewählten Status entspricht. Nachdem du ausgewählt hast, welche Status in den Workflow gelangen dürfen, kannst du in einem Wenn / sonst- oder Switch-Block nach Status oder Hat Folgeanruf verzweigen. Unbekannte und noch nicht beendete Anrufe starten keinen Workflow mit dem Trigger Anruf beendet. Fehlgeschlagene Anrufe starten ihn nur, wenn Fehlgeschlagen ausgewählt ist.

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Kontakt erstellt

Wähle Kontakt erstellt, um beim Anlegen eines Kontakts über Dashboard, API, CSV-Import oder CRM-Integration zu starten. Weitere Trigger-Einstellungen sind nicht erforderlich. Spätere Blöcke verwenden die Felder und benutzerdefinierten Eigenschaften des neuen Kontakts.

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Kontakt aktualisiert

Verwende Kontakt aktualisiert für Änderungen aus dem telli Dashboard, der API, Charlie, der CRM-Synchronisierung oder Importen.

1. Wähle Kontakt aktualisiert als Trigger. Wähle unter Bedingungen ein Kontaktfeld, Vor Aktualisierung oder Nach Aktualisierung, einen Operator und einen Vergleichswert. Ohne Bedingungen erfüllt jede Kontaktänderung den Filter.
2. Wenn sich ein bestimmtes Feld ändern muss, füge Ereignis → Geänderte Felder hinzu, wähle includes any of und dann das Feld. Bedingungen innerhalb einer Gruppe verwenden UND; Gruppen verwenden ODER.

Beispiel: Für eine Aktion, sobald die benutzerdefinierte Eigenschaft Lead-Status auf Qualifiziert wechselt, verwende eine Gruppe: Lead-Status → Nach Aktualisierung ist gleich Qualifiziert, und Ereignis → Geänderte Felder enthält Lead-Status. Ein Filter nur auf den neuen Wert trifft auch bei Änderungen anderer Felder zu, solange der Lead qualifiziert bleibt. Öffne zum Testen Durchläufe → Manuell ausführen, wähle einen Kontakt und gib Vor- und Nach-Werte für die simulierten Feldänderungen ein. Klicke auf Workflow ausführen. Simulierte Werte werden nicht gespeichert, aber passende Workflow-Aktionen werden tatsächlich ausgeführt. Änderungen durch einen Kontakt aktualisieren-Block starten keinen weiteren Workflow mit diesem Trigger.

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Geplant

Wähle Geplant, um den Workflow in regelmäßigen Abständen oder zu festgelegten Zeiten auszuführen. Wähle unter Zeitplan einen Vorschlag oder beschreibe den Zeitplan, etwa „Alle 20 Minuten“ oder „Werktags um 9 Uhr“, und wähle das Ergebnis aus. Prüfe die angezeigte Zeitzone und die nächsten fünf Ausführungszeiten, bevor du den Workflow veröffentlichst und aktivierst.

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Webhook empfangen

Verwende Webhook empfangen, wenn ein externes System einen Workflow starten soll.

1. Erstelle einen Workflow mit Webhook empfangen und kopiere die Webhook-URL aus dem Trigger-Panel.
2. Wähle unter Authentifizierung gespeicherte Zugangsdaten vom Typ Bearer token. Erstelle sie unter Einstellungen → Entwickler → Zugangsdaten hinzufügen und gib den Token ohne das Präfix Bearer ein. Hinterlege denselben Token beim Absender. Mit Keine startet jeder, der die URL kennt, eine Ausführung.
3. Füge deine Aktionen hinzu, veröffentliche den Workflow und aktiviere ihn.
4. Konfiguriere das externe System für eine POST-Anfrage an die kopierte URL mit dem Header Authorization: Bearer <token>. Ein Anfrage-Body ist nicht erforderlich. Lasse den Header weg, wenn du Keine gewählt hast.
5. Sende eine Testanfrage und prüfe Durchläufe. HTTP 204 bestätigt den Start, nicht den Abschluss aller Aktionen. Prüfe bei 401 den Token; prüfe bei 404 die URL und ob der Workflow veröffentlicht und aktiviert ist.

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Blöcke

Füge Blöcke nach dem Trigger hinzu und verbinde sie in der Ausführungsreihenfolge. Welche Blöcke verfügbar sind, hängt vom Trigger, freigeschalteten Funktionen und verbundenen Integrationen ab.

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HTTP-Anfrage

Du benötigst die HTTPS-URL, das Anfrageformat und die Zugangsdaten der externen API.

1. Gib URL und Methode ein, etwa GET zum Abrufen oder POST zum Senden von Daten.
2. Wähle unter Authentifizierung gespeicherte Zugangsdaten für Bearer-Token oder HMAC-SHA256, entsprechend der API. Erstelle Zugangsdaten unter Einstellungen → Entwickler.
3. Ergänze die URL-Parameter und Header der API. Füge bei Methoden mit Body dessen Felder hinzu. Wähle Workflow-Variablen für Werte wie Kontakt-ID oder Anrufergebnis.
4. Veröffentliche den Workflow und führe ihn aus, um eine Antwort zu erfassen. Wähle in der Feldauswahl eines späteren Blocks den HTTP-Block und durchsuche seine JSON-Antwort, einschließlich verschachtelter Felder.

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Mehrere Seiten abrufen

Aktiviere Paginierung, um Datensätze über mehrere Seiten zu sammeln. Die erste Anfrage verwendet die oben konfigurierte URL und Parameter; die Paginierungseinstellungen greifen nach jeder Antwort.

1. Setze Aufnahmepfad auf das Array mit den Datensätzen, etwa data.contacts.
2. Wähle unter So rufst du die nächste Seite ab die Methode der API:

   Paginierung der API	Konfiguration
   Seitenzahl	Wähle Parameter aktualisieren. Setze Anfragefeld auf Abfrage, Parametername auf den Seitenparameter der API und Wert für nächste Anfrage auf Nächste Seitenzahl (addiert 1). Beginnt die API bei Seite 1, setze den anfänglichen URL-Parameter auf 1.
   Cursor	Wähle Parameter aktualisieren, wähle Anfragefeld und Parameternamen und verwende den nächsten Cursor aus der vorherigen Antwort als Wert für nächste Anfrage.
   URL der nächsten Seite	Wähle Antwort enthält nächste URL und das Antwortfeld unter URL der nächsten Seite. Es muss eine vollständige HTTPS-URL mit demselben Ursprung wie die erste Anfrage enthalten.

3. Wähle unter Wann man stoppen sollte die passende Regel: Records-Array ist leer, Antwort hat einen bestimmten Statuscode oder Bedingung erfüllt. Verwende bei einer Cursor-API eine Bedingung, die bei leerem nächsten Cursor stoppt. Eine leere nächste URL beendet den Abruf ebenfalls.
4. Setze Maximale Seitenzahl und bei Bedarf Verzögerung zwischen Seiten (ms). Das Seitenlimit beendet den Abruf, auch wenn weitere Datensätze existieren.

Konfiguriere für einen Import mit nur einer Seite die Seitenzahl-Regel und setze Maximale Seitenzahl auf 1; es wird keine nächste Seite angefragt. Fülle die Paginierungsfelder vor dem Veröffentlichen vollständig aus. Die Ausgabe items enthält die gesammelten Datensätze aller Seiten. responseJson enthält die JSON-Antwort der letzten Seite. Prüfe die abgerufenen Seiten in den Ausführungsdetails, bevor du die Daten in späteren Blöcken verwendest.

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Kontakte importieren

Verwende Geplant → HTTP-Anfrage → Kontakte importieren, um telli Kontakte mit einem externen System zu synchronisieren. Beginne stattdessen mit Webhook empfangen, wenn das externe System den Import auslösen soll. Du benötigst dessen API-URL und Zugangsdaten sowie eine stabile, eindeutige externe ID pro Kontakt. Erstelle benutzerdefinierte Kontakteigenschaften, bevor du sie zuordnest.

1. Verwende einen Workflow mit dem Trigger Geplant oder Webhook empfangen. Kontakte importieren ist nur mit diesen Triggern verfügbar.
2. Füge einen HTTP-Anfrage-Block mit API-URL, Methode und Authentifizierung hinzu. Aktiviere Paginierung und setze Aufnahmepfad auf das Kontakt-Array, etwa data.contacts. Setze für eine Seite Maximale Seitenzahl auf 1; vervollständige die Einstellungen für die nächste Seite wie unter Paginierung beschrieben.
3. Veröffentliche den Workflow zunächst nur mit Trigger und HTTP-Block. Lasse ihn deaktiviert und wähle Durchläufe → Manuell ausführen → Workflow ausführen, um eine Antwort mit mindestens einem Kontakt zu erfassen.
4. Füge Kontakte importieren nach dem HTTP-Block hinzu. Wähle diesen unter Kontaktquelle. Wähle unter Feldzuordnungen für jedes Pflichtfeld ein Antwortfeld:

   telli Feld	Beispiel-Antwortfeld
   Externe ID	id
   Vorname	first_name
   Nachname	last_name
   Telefonnummer	phone im E.164-Format

5. Verwende Feld hinzufügen für optionale Felder wie E-Mail, Zeitzone oder benutzerdefinierte Eigenschaften. Alle Zuordnungen müssen denselben HTTP-Block verwenden. telli wendet die Beispielzuordnung auf jeden erfassten Kontakt über alle Seiten hinweg an.
6. Veröffentliche erneut und starte den Import manuell zum Testen. Dabei werden echte Kontaktdaten geschrieben. Prüfe in den Ausführungsdetails die Anzahlen Erstellt, Aktualisiert und Fehlgeschlagen des Import-Blocks. Aktiviere den Workflow nach der Prüfung.

Bestehende Kontakte werden anhand der Externen ID zugeordnet und aktualisiert; neue IDs erzeugen Kontakte. Jede Zeile benötigt alle vier Pflichtwerte. Ungültige Zeilen und doppelte externe IDs werden als Fehler gemeldet, während gültige Zeilen importiert werden. Eine abgeschlossene Ausführung bedeutet nicht, dass jede Zeile erfolgreich war. Wenn die Feldauswahl noch kein Beispiel zeigt, führe den veröffentlichten HTTP-Schritt erneut mit einer nicht leeren Antwort aus. Pro Workflow-Pfad ist nur ein Kontakte importieren-Block zulässig.

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If / else und Switch

Wähle für If / else unter Bedingungen ein Feld, einen Operator und einen Vergleichswert. Verbinde Aktionen mit dem True- und False-Zweig. Bedingungen innerhalb einer Gruppe verwenden UND; Gruppen verwenden ODER. Füge für Switch Optionen hinzu, benenne sie und konfiguriere ihre Bedingungen. Optionen werden der Reihe nach geprüft; nur der erste Treffer wird ausgeführt. Aktiviere Fallback-Option, um Fälle ohne Treffer zu behandeln. Ohne Treffer oder Fallback endet dieser Pfad.

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Kontakt und CRM-Datensätze aktualisieren

Wähle in Kontakt aktualisieren die zu ändernden Kontaktfelder oder benutzerdefinierten Eigenschaften. Ordne jedem Feld einen festen Wert oder Workflow-Daten zu. Verbinde Salesforce oder HubSpot, bevor du dessen Datensatz-Blöcke hinzufügst. Wähle den Datensatztyp und ordne die Felder zu. Wähle bei Datensatz aktualisieren zusätzlich die Datensatz-ID. Verwende Kontakt → Externe ID nur, wenn sie die ID dieses CRM-Datensatzes enthält.

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Delay und Anruf planen

Lege für Delay mindestens 10 Sekunden fest. Die Verzögerungen auf einem Workflow-Pfad dürfen zusammen höchstens 30 Tage betragen. Während der Pause zeigen die Ausführungsdetails die Verzögerung als Läuft an. Wähle für Anruf planen einen Agenten, lege die Anrufverzögerung fest und entscheide, ob Anwahlzeiten berücksichtigt werden. Der Block verwendet den Kontakt des Workflows. Aktiviere den Auto-Dialer des Agenten; sonst bleiben geplante Anrufe in der Warteschlange.

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SMS und WhatsApp

Wähle für Send SMS eine SMS-fähige Absendernummer, setze An und gib die Nachricht ein. Personalisiere sie mit Workflow-Variablen. Siehe SMS für Einrichtung und Zustellstatus. Wähle für Send WhatsApp eine aktive WhatsApp-Business-Nummer, einen Empfänger und ein freigegebenes Meta-Template. Ordne dessen Feldern Workflow-Daten zu. Siehe WhatsApp Business für die Einrichtung.

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Workflow-Daten verwenden

Wähle über die Feldauswahl Werte aus dem Trigger oder früheren Blöcken. Kontakt-Trigger liefern Kontaktfelder und Eigenschaften; Anruf beendet liefert zusätzlich Anrufmetadaten, erfasste Daten, Ergebnisse und Analysen. Wähle bei Anruf beendet die Variable Anrufmetadaten → Gesprächslink oder verwende {{call.conversationUrl}}, um den Anruf zu verlinken. Das Öffnen erfordert Zugriff auf das telli Konto. Wähle Anrufmetadaten → Aufnahme-URL, um einen Aufzeichnungslink zu senden. call.transcript enthält Klartextzeilen mit Agent: und User: und bevorzugt das überarbeitete Transkript, sofern vorhanden. Bei deaktivierter Transkriptspeicherung hat die Variable keinen Wert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Transkript aus gespeicherten Workflow-Snapshots und Traces entfernt; aktive Ausführungen, die davon abhängen, werden gestoppt. Bereits an externe Systeme gesendete Daten bleiben unverändert.

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Häufige Beispiele

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CRM-Daten mit einer individuellen Integration abrufen

Verwende Geplant → HTTP-Anfrage → Kontakte importieren, um CRM-Kontakte regelmäßig zu importieren. Konfiguriere die HTTP-Anfrage, Paginierung und Feldzuordnungen wie oben beschrieben. Verwende für eine Abfrage nach einem Anruf Anruf beendet → HTTP-Anfrage → If / else → Kontakt aktualisieren. Rufe den CRM-Datensatz anhand der externen ID ab, prüfe seinen Lead-Status und aktualisiere den telli Kontakt, wenn die Bedingung erfüllt ist.

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Salesforce oder HubSpot synchronisieren

Verwende Anruf beendet → If / else → Datensatz aktualisieren mit dem Block des verbundenen CRMs. Prüfe zum Beispiel das Ergebnis „Qualifizierter Lead“ und ordne es dem Lead-Status-Feld im CRM zu. Verwende Datensatz erstellen, wenn du einen neuen Datensatz benötigst.

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Salesforce-Anrufe protokollieren

Verwende einen Salesforce-Block Datensatz erstellen mit dem Typ Task, um einen abgeschlossenen telli Anruf als Aktivität in Salesforce zu protokollieren. Setze diese Felder:

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Anrufdaten an ein anderes System senden

Verwende Anruf beendet → HTTP-Anfrage mit POST. Ordne Anrufzusammenfassung, Ergebnisse, Kontaktfelder oder Aufnahme-URL dem Anfrage-Body zu. Verwende die Feldnamen, die die empfangende API erwartet.

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Eine Folgenachricht senden

Verwende Anruf beendet → If / else → Send SMS oder Send WhatsApp. Prüfe ein Ergebnis wie „Termin gebucht“ und sende anschließend die Bestätigung oder den Buchungslink.

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Verwandte Seiten

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• WhatsApp Business - Sende WhatsApp-Template-Nachrichten über Agenten und Workflows
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