Workflows - telli Documentation

Mit Workflows kannst du automatisieren, was passiert, wenn wichtige Ereignisse in telli auftreten. Du baust sie visuell auf einer Canvas - wähle einen Trigger, ziehe Aktions- und Bedingungsblöcke hinein und verbinde sie mit Linien. Kein Code erforderlich. Wenn dein Agent einen Anruf abschließt oder ein neuer Kontakt erstellt wird, können Workflows automatisch Daten an dein CRM senden, Kontaktdatensätze aktualisieren, heiße Leads an dein Team weiterleiten oder beliebige nachgelagerte Automatisierungen auslösen.

Schnellstart

Workflows öffnen

Klicke in der linken Seitenleiste des telli-Dashboards auf Workflows

Auf Workflow erstellen klicken

Gib ihm einen aussagekräftigen Namen wie „Heiße Leads an Salesforce senden” (nicht „Workflow 1”)

Trigger wählen

Wähle Anruf beendet (läuft nach Agenten-Anrufen) oder Kontakt erstellt (läuft wenn neue Kontakte hinzugefügt werden)

Blöcke hinzufügen

Klicke auf den +-Button auf der Canvas, um Aktions- und Bedingungsblöcke hinzuzufügen. Verbinde Blöcke, indem du Linien zwischen ihnen ziehst

Jeden Block konfigurieren

Klicke auf einen Block, um sein Einstellungspanel zu öffnen, und fülle die erforderlichen Informationen aus

Entwurf veröffentlichen

Klicke auf Veröffentlichen, um deinen aktuellen Entwurf als Live-Version zu speichern

Workflow aktivieren

Schalte den Aktiviert-Schalter auf AN (Veröffentlichen allein lässt den Workflow nicht laufen)

Manuell testen

Öffne den Tab Läufe → klicke auf Manuell ausführen → wähle einen kürzlichen Anruf → beobachte, was passiert

Ein Workflow läuft nur dann automatisch, wenn er SOWOHL veröffentlicht ALS AUCH aktiviert ist. Teste ihn immer manuell, bevor du ihn aktivierst.

Triggers

Anruf beendet
Kontakt erstellt

Anruf beendet wird automatisch ausgelöst, sobald ein ausgewählter Agent einen Telefonanruf beendet.

Jeder Workflow ist an EINEN bestimmten Agenten gebunden
Wird nur für Anrufe ausgelöst, die tatsächlich abgeschlossen wurden (ein echter Mensch hat abgenommen und das Gespräch wurde beendet)
Wird NICHT für Mailboxen, Besetztzeichen oder fehlgeschlagene Anrufe ausgelöst

Verfügbare Daten

Jeder Block kann auf den Anruf zugreifen, der den Workflow ausgelöst hat, sowie auf alles, was vorherige Blöcke produziert haben.

Datentyp	Was verfügbar ist
Kontaktinformationen	Name, Telefon, E-Mail und alle benutzerdefinierten Kontakteigenschaften, die du eingerichtet hast
Anruf-Metadaten	Richtung, Dauer, Endgrund, wer aufgelegt hat, Tageszeit
Anruf-Ergebnisse	Die strukturierten Ergebnisse, die dein Agent zugewiesen hat (z. B. „Demo Gebucht”, „Kein Interesse”)
Erfasste Daten	Alles Spezifische, das der Agent während des Anrufs erfasst hat (Wunschtermin, Budget, Adresse usw.)

Kontakt erstellt wird automatisch ausgelöst, wenn ein neuer Kontakt zu telli hinzugefügt wird.

Löst unabhängig davon aus, wie der Kontakt erstellt wurde (manuell, über API, durch Integrationen oder importiert)
Läuft einmal pro Kontakt zum Zeitpunkt der Erstellung
Perfekt für Onboarding-Workflows, Willkommenssequenzen oder automatische CRM-Synchronisierung

Verfügbare Daten

Jeder Block kann auf den Kontakt zugreifen, der den Workflow ausgelöst hat, sowie auf alles, was vorherige Blöcke produziert haben.

Datentyp	Was verfügbar ist
Kontaktinformationen	Name, Telefon, E-Mail und alle benutzerdefinierten Kontakteigenschaften, die du eingerichtet hast
Erstellungs-Metadaten	Wie der Kontakt erstellt wurde (manuell, API, Integration), Zeitstempel

Aktionsblöcke
Bedingungsblöcke

Aktion	Was sie tut
Anruf-Benachrichtigungs-E-Mail	Sendet eine Anrufzusammenfassung per E-Mail an ein bestimmtes Teammitglied oder eine E-Mail-Adresse. Enthält Transkript, Aufnahme, Ergebnisse und erfasste Daten. Perfekt, um Vertriebsmitarbeiter oder Manager über wichtige Anrufe zu informieren.
SMS senden	Sendet eine Textnachricht an den Kontakt nach dem Anruf. Verwende sie für Follow-ups, Terminbestätigungen oder um im Gespräch erwähnte Ressourcen zu senden.
Anruf planen	Plant automatisch einen Folgeanruf mit dem Kontakt. Legt Zeit fest, weist einen Agenten zu und fügt ihn zur Dialer-Warteschlange hinzu.
Kontakt aktualisieren	Ändert Informationen über den Kontakt in telli. Funktioniert mit Standardfeldern (Name, Telefon, E-Mail) und deinen eigenen benutzerdefinierten Kontakteigenschaften.
HTTP-Anfrage	Sendet Daten als HTTP-Anfrage an einen beliebigen externen Endpunkt (auch „Webhook” genannt). Verwende sie, um Daten in HubSpot, Pipedrive, Slack, Zapier, Make, n8n, dein Data Warehouse oder deine eigene interne API zu pushen.
Salesforce - Datensatz erstellen	Erstellt einen brandneuen Datensatz in Salesforce (z. B. einen Lead, Kontakt, eine Opportunity oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Objekt). Erfordert die Salesforce-Integration.
Salesforce - Datensatz aktualisieren	Aktualisiert einen bestehenden Salesforce-Datensatz. Wird häufig verwendet, um Opportunities basierend auf Anrufergebnissen in neue Pipeline-Stufen zu verschieben.

Bedingung	Was sie tut
Wenn / Sonst	Eine einfache Ja-oder-Nein-Verzweigung. Beispiel: „WENN der Kunde einer Demo zugestimmt hat → nimm Pfad A. SONST → nimm Pfad B.”
Switch	Eine mehrfache Verzweigung basierend auf einem einzelnen Wert. Beispiel: „Wenn das Ergebnis Demo Gebucht ist → Pfad 1. Wenn Kein Interesse → Pfad 2. Wenn Rückruf gewünscht → Pfad 3.”

Häufige Anwendungsfälle
Entwürfe, Veröffentlichen & Aktivieren

Der CRM-Updater (häufigstes Muster)

Sende jedes Anrufergebnis an HubSpot:

[Anruf beendet: Mein Sales-Agent]
        ↓
[HTTP-Anfrage → POST an HubSpot-Endpunkt mit Anrufdaten]

Routing für heiße Leads

Aktualisiere Salesforce nur, wenn der Anruf wirklich gut gelaufen ist:

[Anruf beendet: Mein Sales-Agent]
        ↓
[Wenn/Sonst: War das Anrufergebnis = „Demo Gebucht"?]
   ↓ JA                                ↓ NEIN
[Salesforce: Opportunity aktualisieren  [Kontakt aktualisieren:
 → Stufe = „Demo geplant"]               als „Nicht bereit" markieren]
        ↓
[HTTP-Anfrage: #sales-wins auf Slack benachrichtigen]

Mehrwege-Ergebnis-Handler

Verschiedene Aktionen für verschiedene Anrufergebnisse:

[Anruf beendet: Mein Support-Agent]
        ↓
[Switch: Was war das Ergebnis?]
   ↓                ↓                       ↓
„Problem gelöst"   „Engineer benötigt"     „Verärgerter Kunde"
   ↓                ↓                       ↓
[Kontakt           [Salesforce: Engineering-  [HTTP-Anfrage:
 aktualisieren      Ticket erstellen]          Bereitschaftsmanager
 → Status: Erledigt]                           anpiepen]

Personen, die Nein gesagt haben, nicht mehr anrufen

Opt-outs automatisch respektieren:

[Anruf beendet: Outbound-Agent]
        ↓
[Wenn/Sonst: Ergebnis = „Nicht kontaktieren"?]
   ↓ JA
[Kontakt aktualisieren: „Status" auf gesperrt setzen]

Neue Kontakte automatisch mit CRM synchronisieren

Sende jeden neuen Kontakt an dein externes System:

[Kontakt erstellt]
        ↓
[HTTP-Anfrage → POST Kontaktdaten an HubSpot/Salesforce/Pipedrive]

Follow-up-SMS nach Anrufen senden

Sende automatisch eine SMS an Kunden nach dem Gespräch:

[Anruf beendet: Support-Agent]
        ↓
[Wenn/Sonst: Ergebnis = „Problem gelöst"?]
   ↓ JA
[SMS senden: „Danke für Ihren Anruf! Ihr Ticket #{{ticket_nummer}} ist gelöst."]

Manager über heiße Leads benachrichtigen

Informiere Teammitglieder, wenn wichtige Anrufe stattfinden:

[Anruf beendet: Sales-Agent]
        ↓
[Wenn/Sonst: Ergebnis = „Demo Gebucht"?]
   ↓ JA
[Anruf-Benachrichtigungs-E-Mail → Zusammenfassung an [email protected] senden]

Diese drei Zustände sorgen für die meiste Verwirrung:

Zustand	Was er bedeutet
Entwurf	Deine Arbeit in Bearbeitung. Wird beim Bauen automatisch gespeichert. Läuft nicht für echte Anrufe. Sicher zu bearbeiten.
Veröffentlicht	Die festgeschriebene Version, die telli für neue automatische Läufe verwendet. Du veröffentlichst einen Entwurf, um ihn zur neuen Live-Version zu machen.
Aktiviert	Ein separater AN/AUS-Schalter. Ein Workflow muss veröffentlicht sein, bevor er aktiviert werden kann. Deaktivieren löscht NICHTS - es pausiert nur die Ausführung.

Ein Workflow läuft nur dann automatisch, wenn er SOWOHL veröffentlicht ALS AUCH aktiviert ist.

VersionsverlaufJede Veröffentlichung erstellt eine neue Revision. Du kannst:

Alle vorherigen Versionen durchsuchen
Eine ältere Version auf der Canvas vorschauen (schreibgeschützt)
Eine vorherige Version wiederherstellen, was sie als aktuelle Live-Version neu veröffentlicht

Das macht Experimente sicher - wenn eine neue Version etwas kaputt macht, rolle sie mit zwei Klicks zurück.

​Schnellstart

​Triggers

​Verfügbare Daten

​Verfügbare Daten

​Der CRM-Updater (häufigstes Muster)

​Routing für heiße Leads

​Mehrwege-Ergebnis-Handler

​Personen, die Nein gesagt haben, nicht mehr anrufen

​Neue Kontakte automatisch mit CRM synchronisieren

​Follow-up-SMS nach Anrufen senden

​Manager über heiße Leads benachrichtigen

Schnellstart

Triggers

Verfügbare Daten

Verfügbare Daten

Der CRM-Updater (häufigstes Muster)

Routing für heiße Leads

Mehrwege-Ergebnis-Handler

Personen, die Nein gesagt haben, nicht mehr anrufen

Neue Kontakte automatisch mit CRM synchronisieren

Follow-up-SMS nach Anrufen senden

Manager über heiße Leads benachrichtigen